EAN-Nummer beantragen: So bekommen Sie offizielle GTINs für Ihre Produkte

Sie wollen ein eigenes Produkt im Einzelhandel, bei Drogerieketten oder auf Amazon verkaufen? Dann kommen Sie an einer EAN-Nummer kaum vorbei. Händler und Marktplätze identifizieren Artikel weltweit über diese Nummer – offiziell heißt sie heute GTIN (Global Trade Item Number). In diesem Ratgeber erfahren Sie, wer eine EAN braucht, wie Sie sie beantragen, womit Sie bei den Kosten rechnen müssen und wann Sie sich den Aufwand sparen können.

Wer braucht eine EAN-Nummer?

Eine offizielle EAN-Nummer benötigen Sie, sobald Ihr Produkt außerhalb Ihres eigenen Betriebs verkauft wird:

• Stationärer Handel: Supermärkte, Drogerien, Baumärkte und Fachhändler listen Produkte nur mit gültiger GTIN – die Kasse scannt den EAN-13-Barcode.
• Online-Marktplätze: Amazon, Kaufland, Otto oder eBay verlangen in vielen Kategorien eine GTIN, um Angebote eindeutig einem Produkt zuzuordnen.
• Preisvergleich & Google Shopping: Produkte mit GTIN werden besser zugeordnet und häufiger angezeigt.
• Großhandel & Logistik: Wenn Ihre Kunden Ware per Scanner einbuchen, erwarten sie eine GTIN auf dem Artikel und oft auch auf dem Umkarton.

Wichtig: Jede Variante braucht eine eigene Nummer. Ein T-Shirt in drei Größen und vier Farben sind zwölf Artikel – also zwölf GTINs. Auch unterschiedliche Packungsgrößen (Einzelstück, 6er-Pack) erhalten jeweils eine eigene Nummer.

Warum nur über GS1?

Die Nummernvergabe ist weltweit von der Organisation GS1 geregelt. Jedes Land hat eine eigene GS1-Organisation – in Deutschland GS1 Germany in Köln, in Österreich GS1 Austria, in der Schweiz GS1 Switzerland. Nur so ist garantiert, dass eine Nummer weltweit genau einmal existiert und eindeutig Ihrem Unternehmen zugeordnet ist.

Der Barcode selbst ist dagegen frei: Sobald Sie eine gültige Nummer haben, dürfen Sie den Strichcode mit jedem Programm erzeugen – zum Beispiel mit unserem kostenlosen Barcode-Generator.

Ablauf in 5 Schritten

1. Bedarf ermitteln: Zählen Sie alle Artikel inklusive Varianten und planen Sie Reserve für neue Produkte der nächsten Jahre ein.
2. Bei GS1 Germany registrieren: Auf der Website von GS1 Germany schließen Sie online einen Teilnahmevertrag ab. Angegeben werden Firmendaten und der Jahresumsatz.
3. Basisnummer erhalten: Nach der Freischaltung bekommen Sie Ihre Basisnummer (GS1 Company Prefix). Sie beginnt in Deutschland meist mit 400–440.
4. GTINs bilden: An die Basisnummer hängen Sie fortlaufend eine Artikelnummer an. Die 13. Stelle ist die Prüfziffer, die sich automatisch berechnen lässt.
5. Barcode erzeugen und Produktdaten pflegen: Erstellen Sie den EAN-13-Barcode, bringen Sie ihn auf Verpackung oder Etikett an und hinterlegen Sie die Stammdaten (Bezeichnung, Marke, Bild) im GS1-Portal. Händler wie Amazon gleichen GTINs mit diesen Daten ab.

Womit Sie bei den Kosten rechnen müssen

GS1 Germany berechnet ein jährliches Entgelt, das sich am Jahresumsatz Ihres Unternehmens orientiert; dazu kann eine einmalige Einrichtungsgebühr kommen. Kleine Unternehmen und Gründer zahlen deutlich weniger als große Konzerne. Die jeweils aktuellen Preisstufen veröffentlicht GS1 Germany auf seiner Website – prüfen Sie diese vor Vertragsabschluss, da sie sich regelmäßig ändern.

Wie viele Nummern brauchen Sie?

Wie viele GTINs Sie bilden können, hängt von der Länge Ihrer Basisnummer ab. Eine EAN-13 besteht aus Basisnummer, Artikelnummer und einer Prüfziffer – je kürzer die Basisnummer, desto mehr Stellen bleiben für Artikel:

• 10-stellige Basisnummer → 2 Stellen für Artikel → bis zu 100 GTINs
• 9-stellige Basisnummer → 3 Stellen → bis zu 1.000 GTINs
• 7-stellige Basisnummer → 5 Stellen → bis zu 100.000 GTINs

Vergebene GTINs für Handelsartikel dürfen nach den GS1-Regeln nicht für ein anderes Produkt wiederverwendet werden – auch nicht, wenn der alte Artikel ausgelistet ist. Planen Sie deshalb großzügig.

Günstige EANs von Wiederverkäufern?

Im Netz werden EAN-Nummern für wenige Cent pro Stück angeboten. Meist stammen diese aus alten Lizenzen anderer Unternehmen. Das Problem: Die Nummer ist im GS1-Register nicht auf Ihr Unternehmen eingetragen.

• Amazon und andere Marktplätze prüfen GTINs gegen die GS1-Datenbank und lehnen fremd registrierte Nummern ab.
• Händler können Listungen verweigern, wenn Firmenname und GTIN-Inhaber nicht übereinstimmen.
• Es kann vorkommen, dass dieselbe Nummer bereits für ein anderes Produkt im Umlauf ist.

Für den seriösen Verkauf führt deshalb kein Weg an der eigenen GS1-Lizenz vorbei.

EAN für Amazon

Amazon verlangt beim Anlegen eines neuen Produkts in den meisten Kategorien eine GTIN und gleicht sie mit den GS1-Daten ab. Verkaufen Sie ein Produkt, das bereits gelistet ist, nutzen Sie dessen vorhandene GTIN bzw. ASIN. Für Eigenmarken ohne Barcode, Handgemachtes oder bestimmte Kategorien können Markeninhaber eine GTIN-Befreiung beantragen – die Voraussetzungen legt Amazon in Seller Central fest.

Wann keine offizielle EAN nötig ist

Für Barcodes, die Ihr Unternehmen nie verlassen, brauchen Sie keine GS1-Lizenz:

• Lagerplätze, Regale und Inventarnummern
• Interne Artikelnummern, Seriennummern, Ausleihsysteme
• Vereins- oder Bibliotheksausweise

Dafür eignet sich Code 128 oft besser als EAN-13, weil er auch Buchstaben und Sonderzeichen kodiert. Wenn es eine 13-stellige Nummer sein soll, sind die Präfixe 20–29 für den internen Gebrauch reserviert und kollidieren nicht mit offiziellen GTINs. Welches Format wofür passt, erklärt unser Ratgeber EAN, UPC und GTIN im Vergleich.