Barcode in Excel erstellen: 3 Methoden, die wirklich funktionieren

Excel hat keine eingebaute Barcode-Funktion – trotzdem lassen sich Barcodes für Preisschilder, Inventarlisten oder Etiketten ohne teure Zusatzsoftware erstellen. Welche Methode die richtige ist, hängt davon ab, wie viele Barcodes Sie brauchen und ob es eine EAN-13 für den Handel oder ein interner Code sein soll.

Welche Methode passt?

Methode 1: Barcode als Bild einfügen

Für einzelne Barcodes ist das der schnellste und zuverlässigste Weg – und er funktioniert mit jedem Format.

1. Öffnen Sie den Barcode-Generator, wählen Sie EAN-13 oder Code 128 und geben Sie Ihre Nummer ein.
2. Klicken Sie auf PNG herunterladen. Die Datei wird in dreifacher Auflösung erzeugt und bleibt auch im Ausdruck scharf.
3. In Excel: Einfügen → Illustrationen → Bilder → Dieses Gerät und die PNG-Datei auswählen.
4. In Microsoft 365 können Sie das Bild auch direkt in eine Zelle setzen: Einfügen → Bilder → In Zelle platzieren. Dann wandert der Barcode beim Sortieren und Filtern mit seiner Zeile mit.

Methode 2: Barcode-Schriftart (Code 39)

Mit einer Barcode-Schriftart wird der Zellinhalt direkt als Strichcode dargestellt. Das ist praktisch für lange Listen, funktioniert aber zuverlässig nur mit Code 39. Code 39 kodiert Großbuchstaben A–Z, Ziffern 0–9, Leerzeichen und die Zeichen - . $ / + % – ideal für Inventar- und Lagernummern, aber nicht für den Handel, wo EAN-13 verlangt wird.

1. Laden Sie die kostenlose Schriftart Libre Barcode 39 von Google Fonts herunter und installieren Sie sie (Rechtsklick auf die .ttf-Datei → Installieren). Starten Sie Excel danach neu.
2. Ihre Nummern stehen in Spalte A, z. B. INV-1042 in A2.
3. In B2 schreiben Sie: ="*"&A2&"*". Code 39 braucht ein Sternchen als Start- und Stoppzeichen.
4. Formel nach unten ziehen, Spalte B markieren und als Schriftart Libre Barcode 39 wählen. Schriftgröße 28–40 pt ist ein guter Startwert.

Methode 3: Seriendruck mit Word

Word für Windows (ab Version 2013 und in Microsoft 365) kann über das Feld DISPLAYBARCODE echte Barcodes erzeugen – auch EAN-13 und Code 128. Kombiniert mit dem Seriendruck entstehen so Etikettenbögen für hunderte Artikel direkt aus Ihrer Excel-Liste.

1. Excel-Liste vorbereiten: Erste Zeile mit Spaltennamen, z. B. Artikel und EAN. EAN-Spalte als Text formatieren und vollständige 13-stellige Nummern inklusive Prüfziffer eintragen.
2. In Word: Sendungen → Seriendruck starten → Etiketten und Ihr Etikettenformat wählen (z. B. Avery Zweckform 3474).
3. Empfänger auswählen → Vorhandene Liste verwenden und die Excel-Datei öffnen.
4. Klicken Sie ins erste Etikett und drücken Sie Strg + F9, um geschweifte Feldklammern einzufügen. Tippen Sie hinein:

   DISPLAYBARCODE "{ MERGEFIELD EAN }" EAN13 \t

   Die inneren Klammern um MERGEFIELD EAN müssen ebenfalls mit Strg + F9 erzeugt werden – getippte Klammern funktionieren nicht. Für Code 128 ersetzen Sie EAN13 durch CODE128.
5. Mit Alt + F9 zwischen Feldcode und Vorschau wechseln. Dann Etiketten aktualisieren, damit alle Etiketten das Feld übernehmen.
6. Fertig stellen und zusammenführen → Einzelne Dokumente bearbeiten – und drucken.

Der Schalter \t zeigt die Nummer als Klartext unter dem Barcode an. Drucken Sie zuerst eine Testseite auf normales Papier und prüfen Sie einige Barcodes mit einem Scanner oder einer Smartphone-App.

Häufige Fehler

• Führende Nullen verschwinden: Excel speichert Zahlen ohne führende Nullen und zeigt lange Nummern als 4,00638E+12. Lösung: Spalte vor der Eingabe als Text formatieren.
• Falsche Prüfziffer: Selbst ausgedachte 13-stellige Nummern haben fast nie die richtige Prüfziffer. Rechnen Sie sie mit unserem Prüfziffer-Rechner nach.
• Barcode zu klein: Unter etwa 80 % der Nenngröße wird es bei EAN-13 kritisch.
• Kein Rand: Links und rechts vom Barcode muss eine weiße Ruhezone bleiben. Mehr dazu im Ratgeber Barcode scannt nicht.